Cuando cada sistema da una cifra distinta

Es la situación con la que más veces empieza una conversación: alguien pide el número de clientes activos y vuelve con tres respuestas. Ninguna está equivocada del todo y ninguna se puede defender, así que la reunión se va en decidir cuál se usa en vez de en decidir qué hacer.

No es que los datos estén mal

Normalmente cada sistema tiene razón dentro de su propio mundo. El ERP cuenta a quien tiene una factura este año. El CRM cuenta a quien tiene una oportunidad abierta. La hoja de operaciones cuenta a quien ha pedido algo desde enero. Son tres definiciones distintas de «cliente activo», y las tres son legítimas.

El problema aparece cuando ninguna está escrita y las tres se llaman igual. Entonces la discrepancia no se ve como lo que es —tres preguntas distintas— sino como que los datos fallan, y se intenta arreglar con más informes.

Qué hace un almacén que una hoja no hace

Un almacén de datos no es un sitio más grande donde meterlo todo. Es el sitio donde el dato entra una vez, con reglas, y del que salen todas las respuestas. Lo que aporta no es capacidad, es que existe un lugar al que apuntar cuando dos cifras no cuadran:

• Cada tabla dice de dónde viene y cuándo se cargó por última vez.
• El dato pasa por capas —bruto, depurado, listo para consumo— y se sabe en cuál estás leyendo.
• Las definiciones que importan se calculan en un solo sitio, no en cada informe.
• Cuando algo cambia en el origen, se rompe en un punto y no en siete.

Por dónde se empieza

No por comprar la herramienta. Se empieza dibujando de dónde sale hoy cada cifra que se usa para decidir algo, que casi siempre son menos de las que parece. Ese mapa suele enseñar dos cosas incómodas: que hay informes que nadie mira, y que la cifra que más se cita es la que peor definida está.

Con eso delante ya se puede decidir qué se centraliza primero. Y es la parte menos vistosa del presupuesto, porque no se ve: lo que se ve es que dejan de aparecer tres respuestas para la misma pregunta.

Todo lo que se construya encima hereda el desorden de abajo, y más tarde sale más caro.

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